莫旗科学技术协会会议制度

为进一步规范会议内容和程序，提高办公质量和工作效率，建立健全决策机制，特制订本制度。

一、会议要求

1. 会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
2. 会议应注重质量，提高效率。会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
3. 讲求实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人员要按照职责分工传达、贯彻，落实，力求取得具体成果。
4. 严格会议纪律。办公室应加强会议管理，做好会议安排；与会人员应认真准备、准时参会，不得缺席或指定他人代表，确因个人紧急事务需要请假的，须向会议主持人请假，同时指定专人代为参会。

二、会议准备

1. 会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人和会务服务提供部门。
2. 会议通知形式一般为电话通知，对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议，应以会议通知单进行书面通知。

三、会议组织

1. 遵照“谁主办，谁组织”的原则。
2. 主持人于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行说明。
3. 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，以确保议程顺利推进及会议效率。
4. 属讨论、决策性议题的会议，与会人员应充分发表自己的意见。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见。
5. 主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。

四、参会规定

1. 应准时到会。
2. 会议发言应言简意赅，紧扣议题。
3. 遵循会议主持人对议程控制的要求。
4. 遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场。
5. 做好本人的会议记录。
6. 在会议记录上签好姓名。

五、会议记录

各类会议均应设专用记录纸进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：

1. 以专用会议记录本做好会议的原始记录，根据需要整理会议纪要。
2. 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。
3. 对会议已议决事项，要严格执行。
4. 会议记录，由会议记录员负责日常归档、保管。
5. 会议记录为机要档案，不得擅自外泄。